REGISTRO MERCANTIL

QUE ES

El registro mercantil es una institución a cargo de las Cámaras de Comercio a través de las cuales, por virtud de la ley, se da publicidad a ciertos actos de los comerciantes que deben ser conocidos por la comunidad.

Es el registro que deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales. (Articulo 20  Código de Comercio).

OBJETO

Los actos y documentos sujetos a registro sólo producen efectos respecto de terceros a partir de la fecha de su inscripción.

FUNCIONES Y EFECTOS DEL REGISTRO MERCANTIL

  1. Publicidad y oponibilidad: El registro mercantil busca hacer conocer a los terceros la información contenida en la matrícula o en los actos inscritos, sin la posibilidad de probar contra éstos el conocimiento de tales actos o documentos por fuentes deInformaciones distintas al registro.
  2. Garantía de autenticidad: Cumple una función de garantía de autenticidad documental, por ello se ha previsto en el art. 40 del C. de Co. que “todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva Cámara”.
  3. Prueba de los actos y documentos inscritos: Las cámaras de comercio deben certificar sobre los actos y documentos que se encuentran registrados, tales certificados constituyen pruebas completas según las reglas generales del procedimiento. (Art. 44 y 117 del C. Co).

Tiempo de Respuesta

  • La inscripción de actos, libros y documentos que afecten al Registro Mercantil tiene un tiempo máximo de respuesta de 15 días hábiles.

QUE ES

Es una obligación de todo comerciante, la cual permite ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante y la información de sus establecimientos de comercio para que sea conocida por toda la comunidad, en la medida que hace visible al comerciante frente a potenciales clientes que consultan los registros. Dicha inscripción se formaliza mediante el diligenciamiento del formulario de Registro Único Empresarial y Social – RUES, con jurisdicción en su domicilio o del lugar de funcionamiento de su establecimiento de comercio.

PORQUE MATRICULARSE

  • Para ser un comerciante legal y competitivo que puede celebrar su actividad.
  • Para celebrar contratos con entidades públicas y privadas.
  • Acceder a créditos con entidades financieras.
  • Participar en eventos de carácter comercial, empresarial y realizar contratos con proveedores y clientes.
  • Pertenecer a la base de datos de los comerciantes inscritos en la entidad.
  • Evita ser requerido, sancionado, multado o que se llegue al cierre definitivo de su establecimiento por parte de las autoridades competentes.
  • En caso de tener establecimiento de comercio evita que otros establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional
  • La obligatoriedad de la matricula está contemplada en el artículo 19 del Código del Comercio.
  • Además sin Matricula Mercantil, usted puede ser requerido, sancionado, multado y hasta sufrir el cierre definitivo de su negocio por parte de las autoridades competentes.

REQUISITOS

  • Cedula de ciudadanía, contraseña (Solo si es por primera vez en caso de pérdida no es posible)
  • En caso de extranjeros; cédula de extranjería, pasaporte y acompañamiento de una persona Colombiana.
  • Copia del RUT o pre RUT (se solicita en la DIAN o por la página web de la DIAN).
  • En caso de matricular establecimiento de comercio y/o nombre comercial debe verificar la homonimia en la pagina www.rues.org.co/RM
  • Deberá verificar el código de la actividad económica, Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) los cuales puede consultar aquí CODIGOS CIIU.El informativo del uso del suelo ante la Alcaldía Municipal a efecto de verificar si la actividad donde va a funcionar el establecimiento de comercio es permitida. Conforme al código de policía en su art 85.

LA PERSONA NATURAL PODRÁ REALIZAR SU INSCRIPCIÓN DE DOS MANERAS:

INSCRIPCIÓN PRESENCIAL:

  • Se debe presentar la persona natural con cédula de ciudadanía (o un tercero con poder especial por notaria) y el RUT o PRE-RUT anteriormente mencionado.

El costo de la matrícula dependerá del valor de los activos con los cuales la persona se va a registrar, adicional si registra establecimiento de comercio o nombre comercial tendrá que pagar el valor de las dos matrículas; Persona natural y establecimiento de comercio  y el valor del Formulario RUES que es de $5.500. Para consultar las tarifas lo puede hacer en el siguiente enlace TARIFAS 2018

INSCRIPCIÓN VIRTUAL

– Para efectuar su matrícula de forma virtual siga el siguiente enlace  INSCRIPCIÓN VIRTUAL

REGISTRO DE PERSONA NATURAL MENOR DE EDAD

REQUISITOS:

  • Registro civil
  • Autorización por padres de familia (puede ser por uno nada más) 
  • Realizar los pagos correspondientes.

REGISTRO DE PERSONA NATURAL EXTRANJERA

REQUISITOS:

  • Cedula de Extranjería o Pasaporte
  • La inscripción sólo puede ser presencial y tiene que venir acompañado de una persona natural Colombiana.

OBLIGACIONES

Recuerde que al matricularse ante la Cámara de Comercio adquiere la obligación de renovar su matrícula mercantil como comerciante y la de su establecimiento de comercio y/o nombre comercial en caso de tenerlos, trámite que deberá realizar todos los años durante los tres (3) primeros meses del año para que éste tenga vigencia; se debe tener en cuenta que dentro del proceso de la renovación se podrán actualizar datos relacionados con el comerciante como, correos electrónicos, números de teléfono, códigos CIIU, dirección comercial y de notificaciones judiciales, sin tener que incurrir en gastos adicionales.

Al igual que la matrícula el trámite para la renovación mercantil podrá realizarla de manera presencial en cualquiera de nuestras oficinas o de forma virtual haciendo clic en el siguiente enlace

+ Actualizar permanentemente su información (Nombre de establecimiento o nombre comercial, teléfono, correos electrónicos y códigos de actividad CIIU) tanto en Cámara de Comercio, DIAN e Industria y Comercio del Municipio.

+ Exhibir el RUT en un lugar visible en caso de tener local abierto al público.

+ Las personas naturales del régimen clasificadas en el Régimen Simplificado deben llevar el libro de operaciones o diario fiscal el cual no se debe registrar en la Cámara de Comercio.

 Tenga en cuenta que a partir del 11 de Julio de 2014, todo comerciante que no renueve su matrícula mercantil y la matrícula de su establecimiento de comercio y/o nombre comercial anualmente y hasta el 31 de marzo, estará en la misma condición de aquellos que ejercen profesionalmente actividades mercantiles sin estar matriculados, lo que les podrá acarrear la imposición de sanciones de tipo pecuniario de hasta el equivalente a diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes , adicional a las demás sanciones contempladas en la Ley 232 de 1995.

INCENTIVOS

Para tener en cuenta que con la expedición del Decreto 639 de 2017 por medio del cual se reglamenta el artículo 3 de la Ley 1780 de 2016 (Pro-joven), se establece la exención del pago de la matrícula mercantil y su primera renovación para las pequeñas empresas jóvenes.

En caso de tener establecimiento de comercio o Nombre comercial deberá realizar el pago de la matricula de estos.

EXCLUSIÓN DE LOS INCENTIVOS

Serán excluidos de los beneficios las personas naturales, que con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley, cancelen su matrícula y soliciten una nueva como persona natural con la misma actividad económica.

Las pequeñas empresas jóvenes constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia de esta Ley, en las cuales el objeto social, la nómina, el o los establecimientos de comercio, el domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de explotación económica, sean los mismos de la anterior creada con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente Ley.

Diligenciando el siguiente formato. 1780 PERSONA NATURAL

Consulte aquí los requisitos que debe cumplir para acceder al beneficio.

Ley 1780 de Mayo de 2016

RECUERDE

Cancelar su registro mercantil una vez termine su actividad comercial, así evitara continuar con la obligación de renovar el registro mercantil.

CANCELACIÓN DE SU REGISTRO

Para la cancelación de su registro mercantil deberá:

  • Verificar el último año de renovación; en caso se estar en mora varios años tendrá que pagar lo derechos correspondientes por cada año que ha dejado de renovar.
  • Si se trata de una persona natural fallecida, deberá adjuntarse copia simple del registro civil de defunción. En caso de tener establecimientos de comercio se deberá adjuntar la respectiva escritura y/o sentencia de adjudicación.
  • Verificar que no existe medida cautelar vigente sobre el registro de la persona natural y/o del establecimiento de comercio en caso de tenerlo
  • Pagar los derechos de cancelación los cuales se le liquidaran en caja.
  • Solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la DIAN y a Industria y Comercio de la Alcaldía municipal.

Tenga en cuenta que cuando se trate de la cancelación de matrícula de una persona fallecida, no se causarán derechos de pago por renovación de los años siguientes a cuando ocurrió el suceso, en caso de que el matriculado haya fallecido dentro de los tres primeros meses del año no estará obligado a pagar la renovación de ese año. Lo anterior no aplica para el caso de establecimientos de comercio y/o nombres comerciales, caso en el cual si deberá estar al día con el pago de renovación.

QUE ES

Este tipo de registro permite acreditar públicamente la existencia de la sociedad, así como los nombres de sus administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.). En este sentido mientras la escritura pública o el documento privado de constitución no sean registrados en Cámara de Comercio correspondiente al domicilio principal de la sociedad, será inoponible el contrato a terceros, aunque se haya consumado la entrega de los aportes de los socios.

PORQUE MATRICULARSE

Es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quienes deseen conocer datos de la sociedad como, actividad económica, referencias, solvencia económica y patrimonio.

– Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio con el mismo nombre puedan matricularse en Cámara de Comercio.

– Es un requisito para la admisión de acuerdos de reorganización empresarial de que trata la Ley 1116 de 2006.

– Es un requisito necesario para la inscripción en el Registro Único de Proponentes.

– Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.

– Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio

– Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.

– Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.

– Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

REQUISITOS PARA LA CONSTITUCION

  1. ESTATUTOS:

Se debe diligenciar los estatutos según el modelo societario que se ajuste a sus gustos y necesidades. Ingrese aquí para descargar minuta y conocer las particularidades de cada Sociedad:

  1. PRE RUT
  • El cual lo debe solicitar con los estatutos ya correctamente diligenciados, en las oficinas de la DIAN.
  1. FORMULARIO RUES
  • El cual lo puede solicitar en las oficinas de la Cámara de Comercio o descargarlo  Aquí. RUES

PARA TENER EN CUENTA

Antes de iniciar el proceso de matrícula, no olvide consultar lo siguiente:

  • Los constituyentes interesados en constituir la Sociedad deberá realizar el control de homonimia con el fin de verificar que la razón social que pretende matricular no esté ya registrada, lo puede realizar ingresando a la página web www.rues.org.co o en las oficinas de la Cámara de Comercio.
  • Deberá verificar los códigos de la actividad económica, Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) Consulte Aquí CODIGOS CIIU
  • Es recomendable que presente los estatutos para revisión en las oficinas de la Cámara de Comercio.
  • El interesado deberá presentarse a la entidad con los siguientes documentos:
  1.  Original del documento de identidad de quien va a realizar el trámite en Cámara
  2.  Documento de constitución de la sociedad (escritura pública o documento privado), cuando se trata de documento privado se podrá radicar copia simple del mismo siempre y cuando contenga la diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante Notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio de los constituyentes o apoderados.
  3.  Formulario PRE-RUT de la DIAN.
  4.  Formulario de Registro Único Empresarial y Social ( RUES), dicho documento deberá ser suscrito por el representante legal o por la persona autorizada expresamente por el representante legal, en estos casos si se trata de un poder especial se deberá adjuntar el original o copia del mismo, que contenga el sello de presentación personal (Art.25 Decreto Ley 019 de 2012); en caso de tratarse de un poder general se debe adjuntar copia simple del poder con el correspondiente certificado de vigencia.
  5.  Si las personas designadas para ocupar el cargo de administradores (representantes legales, junta directiva, revisor fiscal, etc. ) no son socios y/o accionistas dentro de la sociedad, se deberá anexar las cartas de aceptación del cargo, suministrando número del documento de identidad y fecha de cuando se expidió el mismo.
  6.  Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara.
  7.  Cuando se trate de sociedades civiles estás no se matriculan en el registro mercantil, sino que se inscriben y deben renovar su inscripción en Cámara.

INCENTIVOS

Para tener en cuenta que con la expedición del Decreto 639 de 2017 por medio del cual se reglamenta el artículo 3 de la Ley 1780 de 2016 (Pro-joven), se establece la exención del pago de la matrícula mercantil de la sociedad comercial y su primera renovación para las pequeñas empresas jóvenes. Solo debe realizar el pago del impuesto a la gobernación, la tarifa mercantil que es $41.000 y $5.500 del formulario RUES.

En caso de tener establecimiento de comercio o Nombre comercial deberá realizar el pago de la matricula de estos.

Deberá diligenciar el siguiente formato 1780 PERSONA JURÍDICA

EXCLUSIÓN DE LOS INCENTIVOS

No podrán acceder a los beneficios contemplados en la presente Ley las pequeñas empresas jóvenes constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia de esta Ley, en las cuales el objeto social, la nómina, el o los establecimientos de comercio, el domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de explotación económica, sean los mismos de una empresa disuelta, liquidada, escindida o inactiva con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente Ley.

Se perderán en los siguientes eventos, al momento de la renovación: 1. Incumplimiento de la renovación de la matrícula mercantil dentro de los tres (3) primeros meses del año. 2. No realización de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y demás contribuciones de nómina a los que se encuentre obligada la empresa dentro de los términos legales. 3. Incumplimiento de las obligaciones en materia tributaria.

Consulte la norma de sus beneficios aqui. Ley 1780 de Mayo de 2016

REQUISITOS PARA OBTENER INCENTIVOS

La empresa cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y sus activos totales no superen los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2. La empresa conformada por personas naturales que tengan entre 18 y 35 años. Tratándose de las personas jurídicas, la empresa debe tener participación de una o varias personas que tengan entre 18 y 35 años, que representen como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide su capital.

OBLIGACIONES

  • Al momento de obtener la matrícula mercantil, el representante legal de la sociedad deberá tener en cuenta el cumplimiento del registro de sus libros de comercio ante esta entidad, libro de acta y libro de acciones. Consulte aquí: DECRETO 19 DE 2012
  • Recuerde que al matricularse ante la Cámara de Comercio adquiere la obligación de renovar su matrícula mercantil como empresario y la de su establecimiento de comercio en caso de tenerlo, trámite que deberá realizar todos los años durante los tres (3) primeros meses para que éste tenga vigencia; se debe tener en cuenta que dentro del proceso de la renovación se podrán actualizar datos relacionados con la empresa como, correos electrónicos, números de teléfono, códigos CIIU, dirección comercial y de notificaciones judiciales ( dentro del municipio ), sin tener que incurrir en gastos adicionales. El trámite para la renovación mercantil podrá realizarla de manera presencial en cualquiera de nuestras oficinas o de forma virtual haciendo clic en el siguiente enlace
  • Tenga en cuenta que a partir del 11 de Julio de 2014, todo comerciante que no renueve su matrícula mercantil y la matrícula de su establecimiento de comercio y/o nombre comercial anualmente y hasta el 31 de marzo, estará en la misma condición de aquellos que ejercen profesionalmente actividades mercantiles sin estar matriculados, lo que les podrá acarrear la imposición de sanciones de tipo pecuniario de hasta el equivalente a diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes , adicional a las demás sanciones contempladas en la Ley 232 de 1995 y la pérdida de las prerrogativas estipuladas en la Ley 1429 de 2010.
  • En el caso de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación la Cámara de Comercio se abstendrá de recibir el pago de la renovación de la matrícula desde la fecha en que se inició el proceso de liquidación, según la causal que produzca la disolución.

DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA PERSONA JURÍDICA

Tenga en cuenta que para suspender el desarrollo de la actividad económica y colocar fin a la existencia de la sociedad, previo al proceso de cancelación deberá surtir primero el trámite de disolución y en segundo lugar proceder con la liquidación de la empresa.

OBLIGACIONES

  • Elaborar acta de disolución (si la sociedad se constituyo por escritura pública debe elevar el acta ante Notaria) la cual debe expresar la causal por la cual se pretende disolver.
  •  En caso de que el liquidador no sea el mismo representante legal y se esté designando dentro del acta, se deberá anexar carta de aceptación al cargo indicando número del documento de identidad y fecha de expedición.
  •  Cancelar los derechos de inscripción correspondientes.
  •  Cuando la disolución provenga de orden de autoridad competente deberá presentarse copia auténtica de la providencia debidamente ejecutoriada o la apertura al trámite de liquidación* Tenga en cuenta que en cualquier momento posterior a la iniciación de la liquidación, el órgano social correspondiente podrá acordar la reactivación de la empresa siempre y cuando acredite los requisitos previstos en la ley. Consulte aquí la norma.    LEY 1429 DE 2010

OBLIGACIONES

  • Presentar acta de liquidación que contenga la aprobación de la cuenta final, según el caso.
  •  Adjuntar aviso de publicación en un periódico de amplia circulación del domicilio de la empresa en el que se informe a acreedores el estado de liquidación en que se encuentra la empresa.
  •  Si la sociedad que se liquida posee establecimientos de comercio matriculados, que no van a ser cancelados, los mismos deberán adjudicarse en el acta que aprueba la cuenta final de liquidación. De lo contrario el liquidador deberá solicitar la cancelación de la matrícula en Cámara.
  •  Verificar que no tenga inscrita medida cautelar vigente.
  • Cuando la decisión de liquidación provenga de orden de autoridad competente deberá presentarse copia auténtica de la providencia debidamente ejecutoriada.
  •  Cancelar los derechos de inscripción correspondientes.

CANCELACIÓN DE SU REGISTRO

  • Efectuado el proceso anterior el liquidador y/o persona facultada deberá presentar solicitud de cancelación de matrícula mercantil acompañado del acta de liquidación y hacer presentación personal en las oficinas de la cámara de comercio.
  • Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara.
  • Solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la DIAN y a Industria y Comercio de la Alcaldía municipal.

IMPORTANTE: En el caso de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación la Cámara de Comercio se abstendrá de recibir el pago de la renovación de la matrícula desde la fecha en que se inició el proceso de liquidación, según la causal que produzca la disolución.

El acta deberá contener como mínimo los siguientes Requisitos:

  • Nombre Completo de la Sociedad
  • Numero de Acta
  • Lugar y Fecha de la reunión
  • Persona u Órgano que convoco a la reunión, Forma y antelación de la convocatoria, salvo que se encuentre reunida la totalidad de los socios o accionistas o que se trate de una reunión por Derecho Propio
  • Designación de Presidente Y secretario Ad-Hoc
  • Lista de los asistentes indicando la existencia del quórum deliberatorio y decisorio de acuerdo a los estatutos y la Ley
  • Designación de los administradores de acuerdo con lo previsto en los estatutos y la Ley, indicando el número de votos con el que fue aprobada la decisión
  • Identificación de las personas designadas y constancia de aceptación de los cargos
  • La constancia de aprobación del texto del acta por el órgano respectivo o la comisión designada para tal efecto
  • Firma del presidente y secretario que actuaron en la reunión
  • Constancia de la autenticidad del Acta.
  1. Anexar Fotocopia de la cedula o indicar Numero de identificación y fecha de expedición de la Cedula con el objeto de realizar la debida verificación con la Registraduría nacional; En caso de un usuario extranjero deberá anexar Fotocopia de la Cedula de Extranjería o copia simple del pasaporte – (En caso de no tener cedula de extranjería) de los nuevos integrantes.
  2. Constancia de aceptación del cargo si dentro del acta no se indica dicha Aceptación.
  3. Cancelar los Derechos de inscripción en el área de las Cajas de la Cámara de Comercio de Tunja.

Nota: Tenga en cuenta que cuando la inscripción corresponda a un acto de reelección No es necesario realizar un nuevo Registro.

NOMBRAMIENTOS

En el Registro Mercantil deben inscribirse las designaciones de los Representantes Legales, Revisores Fiscales Administradores y sus respectivos suplentes.

Deben inscribirse ante la Cámara de Comercio:

  • Nombramiento de Representante Legal y suplente
  • Órganos Colegiados (Junta Directiva, Consejo Directivo, Etc)
  • Revisor Fiscal y suplente  

Liquidadores y suplente (Según sea el caso)

Descargue aqui modelo de Acta de Nombramiento para la sociedad deseada.

ACTA NOMBRAMIENTO SAS

ACTA NOMBRAMIENTO LIMITADA

REFORMAS ESTATUTARIAS

Son todas aquellas modificaciones que se realizan en Los Estatutos Sociales y por ende deben inscribirse en la Cámara de Comercio de su jurisdicción.

Deben Inscribirse ante la Cámara de Comercio:

  • Aumento o disminución de Capital Autorizado (Sociedades por Acciones)
  • Transformación de Sociedades
  • Fusión y Escisión
  • Cambio de razón social
  • Modificación del termino de duración
  • Modificación objeto social
  • Modificación facultades del Representante Legal
  • Modificación al domicilio
  • Disolución anticipada
  • Cesión de cuotas (LTDA)

REQUISITOS PARA INSCRIPCIÓN

  • Acta de Reforma

El acta deberá contener como mínimo los siguientes Requisitos:

  • Nombre Completo de la Sociedad.
  • Lugar y Fecha de la reunión.
  • Numero de Acta.
  • Persona u Órgano que convoco a la reunión, Forma y antelación de la convocatoria, salvo que se encuentre reunida la totalidad de los socios o accionistas o que se trate de una reunión por Derecho Propio.
  • Designación de Presidente y Secretario Ad-Hoc.
  •  Lista de los asistentes indicando la existencia del quórum deliberatorio y decisorio de acuerdo a los estatutos y la Ley.
  • Decisión de reformar los estatutos, indicando el número de votos con el que fue aprobada y determinando de manera expresa como quedan los artículos reformados.
  • La constancia de aprobación del texto del acta por el órgano respectivo o la comisión designada para tal efecto.
  • Firma del presidente y secretario que actuaron en la reunión.
  • Constancia de la autenticidad del Acta.
  • Cuando el acto que se pretenda inscribir corresponda a una cesión de cuotas e implique el ingreso de un nuevo socio, es necesario que se aporte información relacionada con su número de identidad y fecha de expedición de la misma.
  • Cancelar los Derechos de inscripción en el área de las Cajas de la Cámara de Comercio de Tunja.

Descargue aqui modelo de Acta de Reforma para la sociedad deseada.

ACTA REFORMA SAS

ACTA REFORMA LTDA

AUMENTO O DISMINUCIÓN DE CAPITAL AUTORIZADO

La inscripción de este acto aplica solo para las sociedades por Acciones (Sociedades Anónimas, SAS y Encomandita Simple y por Acciones).

Presentar ante Cámara de Comercio:

-Acta de disminución o aumento de capital con las debidas formalidades

-Cancelar los derechos de inscripción en el área de caja de la Cámara de Comercio

Nota: Modificación en el Capital Suscrito y Pagado para el caso de las Sociedades por Acciones:

Debe presentar una Certificación suscrita por el Contador o Revisor Fiscal según sea el caso indicando:

  • El valor que se aumento
  • Forma en el que queda el nuevo capital
  • Valor nominal de las acciones

Esta certificación debe estar firmada por el Contador o Revisor Fiscal.

TRANSFORMACIÓN DE SOCIEDADES

Requisitos de Inscripción:

-Acta de transformación con las debidas formalidades y adicionalmente debe contener diligencia de reconocimiento de firma y de contenido ante Notario o presentación personal ante el Secretario de la Cámara de Comercio de los socios y/o accionistas de la sociedad transformada, en caso de que el acto de trasformación no implique ser elevado a escritura pública. Descargar Modelo

-Nuevos Estatutos

-Cancelar los derechos de inscripción en el área de caja de la Cámara de Comercio.

Descargue aquí modelo de Acta de Transformación para la sociedad deseada.

ACTA TRANSFORMACIÓN

FUSIÓN Y ESCISIÓN

La fusión es una reforma estatutaria en la cual una o más sociedades se disuelven sin liquidarse y traspasan todos sus activos, pasivos, derechos y obligaciones para ser absorbidas por otra u otras sociedades o para crear una nueva.

Requisitos de Inscripción:

– Copia auténtica de la escritura pública o acta que contiene el acto de fusión, cuando se trate de la creación de una nueva sociedad se deberá aportar el texto de los nuevos estatutos
– Copia de las actas de la Asamblea de Accionistas o la Junta de Socios de cada una de las sociedades donde conste la aprobación del acuerdo de fusión. 
– Balances generales de las sociedades fusionadas y el balance consolidado de la absorbente o de la nueva sociedad 
– Autorización de la Superintendencia respectiva, en los caso indicados en la ley 
– Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara de Comercio.

CLASES

CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN:

  • Acta con las debidas formalidades.
  • Cancelar Derechos de Inscripción.

MODIFICACIÓN DEL TÉRMINO DE DURACIÓN

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN:

  • Acta con las debidas formalidades.
  • Cancelar Derechos de Inscripción.

MODIFICACIÓN OBJETO SOCIAL

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN:

  • Acta con las debidas formalidades.
  • Cancelar Derechos de Inscripción.

MODIFICACIÓN FACULTADES DEL REPRESENTANTE LEGAL

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN:

  • Acta con las debidas formalidades.
  • Cancelar Derechos de Inscripción.

MODIFICACIÓN Al DOMICILIO

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN:

  • Acta con las debidas formalidades.
  • Cancelar Derechos de Inscripción.

CESIÓN DE CUOTAS (LTDA)

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN:

  • Acta con las debidas formalidades.
  • Cancelar Derechos de Inscripción.

DISOLUCION ANTICIPADA

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCION:

  •  Acta con las debidas formalidades
  • Cancelar Derechos de Inscripción

Descargue aquí modelo de Acta de Disolución para la sociedad deseada.

ACTA DISOLUCIÓN SAS

ACTA DISOLUCIÓN LTDA

LIQUIDACIÓN

  • Acta con las debidas formalidades.
  • Balance de cuenta final firmado por el Representante Legal y el Contador o Revisor Fiscal (Según sea el Caso)
  • Cancelar Derechos de Inscripción

Descargue aquí modelo de Acta de Liquidación para la sociedad deseada.

ACTA LIQUIDACIÓN SAS

ACTA LIQUIDACIÓN LTDA

DISOLUCION ANTICIPADA

Las sociedades comerciales están en la posibilidad enervar la causal de disolución del artículo 29 de la  Ley 1429 de 2010 (Depuración por no renovación de su registro durante los últimos cinco años) o por decision de la asamblea general de accionistas, la junta de socios, el accionista único o la sociedad extranjera titular de sucursales en Colombia podrá, en cualquier momento posterior a la iniciación de la liquidación, acordar la reactivación de la sociedad o sucursal de sociedad extranjera, siempre que el pasivo externo no supere el 70% de los activos sociales y que no se haya iniciado la distribución de los remanentes a los socios o accionistas.

La reactivación podrá concurrir con la transformación de la sociedad, siempre que se cumplan los requisitos exigidos en la Ley, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

1.- Cumplimiento en el pago de renovaciones atrasadas, salvo no tendrán que renovar  los años correspondientes a cuando entro en estado de  liquidación.

2.-  Acreditar que se cumple con los presupuestos del artículo 29 de la Ley 1429 de 2010.

DESCARGUE AQUI EL FUNDAMENTO LEGAL.

LEY 1429 2010

ASUNTOS QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN PREVIA POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD DE CONFORMIDAD A LA CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2018 Y EL ARTÍCULO 7 NUMERALES 12 Y 16 DEL DECRETO 2462 DE 2013  

  • Cambio o modificación de la razón social
  • Fusión, escisión, transformación, disolución anticipada y liquidación de la sociedad
  • Modificación de la naturaleza jurídica y/o cambio de tipología societaria.
  • Cambios en la composición de la propiedad y/o del patrimonio (cesión de activos, pasivos y contratos de enajenación y/o emisión de acciones por emisión pública y privada)
  • La liquidación de la sociedad o cancelación de la matricula mercantil, siempre que sea voluntaria y que no se encuentre de intervención por parte de esta Superintendencia, o de alguna autoridad competente
  • Aumento o disminución de capital autorizado de la entidad

RENUNCIA

Debe inscribirse ante la Cámara de Comercio, el documento de la renuncia de los representantes legales, órganos colegiados (junta directiva, consejo directivo, etc.) y revisores fiscales en donde se desempeñen con tal calidad.

Requisitos:

  • Solicitud de registro dirigida a la Cámara de Comercio, suscrita por quien renuncia al cargo. Esta solicitud deberá ser presentada directamente por quien la suscribe o con reconocimiento previo de contenido y firma ante Notario; en dicho documento es necesario que se identifique plenamente el nombre de la persona, su identificación y el cargo al que renuncia.
    • Comprobante de envío por correo certificado a la ultima dirección reportada en el Registro Mercantil
    • Constancia de notificación a la empresa sobre la renuncia al cargo
    • Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara de Comercio.

* Es importante anotar que de acuerdo a lo dispuesto en la sentencia C- 621 de 2003 de la Corte Constitucional, el nombramiento no se retira del certificado de existencia y representación legal, pero aparece una anotación informando la renuncia del interesado. 

SITUACIONES DE CONTROL Y GRUPOS EMPRESARIALES DECRETO 667 2018

Cuando se presente para inscripción en el Registro Mercantil la constitución de una sociedad por acciones simplificada en la que el único accionista sea una persona natural, las Cámaras de Comercio suministrarán al constituyente de la sociedad un formato para que este proceda a inscribirse como controlante de la sociedad, en los términos previstos en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995.

En caso de que la persona rehúse inscribirse como controlante, para que proceda la inscripción de la constitución de la sociedad deberá manifestar porescrito dirigido a la Cámara de Comercio que no ejerce el control sobre la .sociedad, el fundamento de su declaración y, si considera que otra persona es el controlante, informar el nombre e identificación de dicha persona. Dicho documento será remitido por la respectiva Cámara de Comercio a la Superintendencia de Sociedades.

REQUISITOS

  • Se debe presentar documento privado suscrito por la persona natural o jurídica controlante o subordinada.
  • Cancelar los derechos de inscripción

Para registrar la Situación de control o Grupo empresarial, se debe presentar un documento privado suscrito por el controlante, en el que se deberá indicar como mínimo lo siguiente:

  • Nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados
  • Presupuesto que da lugar a la situación de control o Grupo empresarial.
  • Fecha de configuración del presupuesto.

Para lo cual puede encontrar 2 formatos segun la situacion de control que desee incluir.

Formato 1.

– Cuando el constituyente es el mismo controlante.

Descargue aqui.

– Cuando el controlante es una persona que no es la constituyente.

Descargue aqui.

Consulte aqui la normatividad que rige las Situaciones de Control.

DECRETO 667 2018

QUE ES ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

PORQUE MATRICULARSE

  • Para ser un comerciante legal y competitivo que puede celebrar su actividad.
  • Para celebrar contratos con entidades públicas y privadas.
  • Acceder a créditos con entidades financieras.
  • Participar en eventos de carácter comercial, empresarial y realizar contratos con proveedores y clientes.
  • Pertenecer a la base de datos de los comerciantes inscritos en la entidad.
  • Evita ser requerido, sancionado, multado o que se llegue al cierre definitivo de su establecimiento por parte de las autoridades competentes.
  • En caso de tener establecimiento de comercio evita que otros establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional
  • La obligatoriedad de la matricula está contemplada en el artículo 19 del Código del Comercio.
  • Además sin Matricula Mercantil, usted puede ser requerido, sancionado, multado y hasta sufrir el cierre definitivo de su negocio por parte de las autoridades competentes.

REQUISITOS

1.- Consulta de  nombre comercial en el registro mercantil y entidades del sector solidario  a través de la página del RUES, en el siguiente enlace www.rues.org.co/RM o acercándose a cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio.

 2.- Consulta  códigos CIIU ( Manual Dane. revision No 4).  informar al usuario que existen actividades económicas gravadas con Iva ( ej:venta de maquinaria pesada, suministro de insumos agroquimicos- para su verificación con la Dian, comercialización de productos al por mayor) Descarguemos aquí. CODIGOS CIIU

 3.- Diligenciamiento  formulario RUES- Anexo 1 (tener en cuenta datos de correo electrónico para notificación comercial y judicial y dirección física, teléfonos, actividad económica,  valor activos y número de trabajadores vinculados) Descargue aquí RUES E. COMERCIO

4.- Pago  valor de los derechos de matrícula del establecimiento de comercio que liquidara el cajero con base en el valor de los activos del establecimiento.

5.- Informar cumplimiento  requisitos art. 87 del Código Nacional de Policia

6.- Cédula original para realizar trámite en cajas

*    El trámite de matrícula del establecimiento de comercio lo podrá realizar cualquier persona, siempre y cuando el formulario sea firmado por   del representante legal, propietario  y/o persona facultada para ello.

CANCELACIÓN MATRICULA MERCANTIL ESTABLECIMIENTO

1.- Verificar el ultimo año de renovación; en caso se estar en mora varios años tendrá que pagar lo derechos correspondientes por  cada año que ha dejado de renovar

2.- Verificar que no tenga inscripción de medida cautelar alguna vigente

3.- Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara.

4.- Solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la DIAN y a la oficina de Impuestos  de la Alcaldía municipal.

QUE ES MATRICULA MERCANTIL AGENCIA

Se denomina agencia  un establecimiento de comercio de una sociedad, el cual puede estar ubicado dentro o fuera del domicilio de la misma, cuyo fin es contribuir al desarrollo de sus negocios sociales, el cual puede contar o no con  administrador  quien carece de   facultades de representación legal.

REQUISITOS

1.- Consulta de  nombre comercial en el registro mercantil y entidades del sector solidario  a través de la página del RUES, en el siguiente enlace www.rues.org.co/RM o acercándose a cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio.

2.- Consulta  codigos CIIU ( Manual Dane. revision No 4).  informar al usuario que existen actividades economicas gravadas con Iva ( ej:  venta de maquinaria pesada, suministro de insumos agroquimicos- para su verificación con la Dian, comercialización de productos al por mayor) Descarguelos aqui. CODIGOS CIIU.

3 – Diligenciamiento  formulario RUES  Anexo 1 (tener en cuenta datos de correo eléctronico para notificación comercial  y dirección física, teléfono, actividad económica,  valor activos y número de trabajadores vinculados) Descargue aqui formato  RUES E. COMERCIO 

4.- La solicitud de matrícula mercantil de agencia podrá estar contenida en una   Acta de apertura de  agencia o en un  documento privado de apertura, en este último caso el documento deberá estar suscrito por representante legal y/o persona facultada para ello,  cuyo documento deberá estar debidamente reconocido ante Notario o con presentación personal ante el juez o secretario de la Cámara.

 5.- Nombramiento facultativo del administrador: En caso de nombrarse administrador deberá adjuntarse constancia de su aceptación sino se indica en el acta  e información relacionada con el  número del documento de identidad y fecha de expedición

6.- Cancelar los derechos de inscripción correspondientes.  

7– Cédula original para realizar trámite en cajas

Descargue aquí modelo de acta de apertura de Agencia

QUE ES MATRICULA MERCANTIL SUCURSAL

Se denomina sucursal un establecimiento de comercio de una sociedad, el cual puede estar ubicado dentro o fuera del domicilio de la misma, cuyo fin es contribuir al desarrollo de sus negocios sociales, el cual cuenta se encuentra administrado por uno o varios mandatarios con facultades de representación legal.

REQUISITOS

Se tendrán en cuenta los mismos requisitos de la agencia y adicionalmente los siguientes:

1- Obligatoriedad de registrar representante legal: Se debe allegar constancia de  aceptación del designado con facultades de representante legal  e información relacionada con el  número del documento de identidad y fecha de expedición

2- Si la  sucursal se matricula en una ciudad diferente a la jurisdicción del  domicilio principal de la empresa, deberá adjuntar copia autentica de la escritura y/o documento de constitución de la sociedad  y de cada una de las reformas, asi como copia de  los recibos de pago de impuesto de registro por cada acto. En caso de  no acreditarse el pago por concepto de impuesto de registro de cada uno de los actos, dicho valor será liquidado por esta entidad. ( Dicho cobro comenzo a realizarse  a partir del año 1996, Decreto 650)

Descargue aqui modelo de apertura de Sucursal.

ACTA SUCURSAL

CANCELACIÓN MATRICULA MERCANTIL AGENCIA Y SUCURSAL

1.- Acta de cierre de agencia y/o sucursal, o documento privado con reconocimiento ante Notaria o en Cámara solicitando el cierre.

2.- Verificar el ultimo año de renovación, en caso se estar en mora varios años tendrá que pagar lo derechos correspondientes por  cada año que ha dejado de renovar.

3.-  Verificar que no tenga inscrita  medida cautelar vigente.

4.- Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas  de la Cámara.

5.-  Solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la DIAN y a la Oficina de impuestos   de la Alcaldía municipal.

Descargue qui modelo de acta de cancelación de Agencia o Sucursal.

ACTO DE CANCELACIÓN

MATRICULA MERCANTIL SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA

Se denomina sucursal de sociedad extranjera, aquel establecimiento de comercio que se incorpora al país donde la sociedad extranjera pretende desarrollar sus actividades de forma permanente.

REQUISITOS

1.- Pre rut  el cual expide en la DIAN

2.- Obligatoriedad designación de representante legal : Se debe allegar constancia de aceptación, así como número del documento de identidad y fecha de expedición.

3- Obligatoriedad designación de revisor fiscal (nacionalidad colombiana):  debe allegar constancia de aceptación, así como número del documento de identidad y fecha de expedición.

4- Copia de la escritura (menos la primera) o una fotocopia debidamente autenticada ante notaria, dentro de la cual se protocolicen  las copias auténticas del documento de constitución y de sus estatutos,  la resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes con el correspondiente certificado de “Apostilla”, o autenticados ante los los funcionarios competentes para ello en el respectivo país.

5- El acta de apertura de la sucursal deberá contener al menos los siguientes requisitos:  

1) Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley colombiana respecto a la claridad y concreción del objeto social;

2) El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere;

3) El lugar escogido como domicilio;

4) El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos;

5) La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales, y

6) La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia.

7)  Si los documentos relacionados en el punto anterior fueron extendidos en idioma distinto al castellano, debe protocolizarse la correspondiente traducción al español por un intérprete autorizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Así mismo cada documento debe venir con el correspondiente certificado de “Apostilla”

El trámite de matrícula del establecimiento de comercio lo podrá realizar cualquier persona, siempre y cuando el formulario sea firmado por   del representante legal, propietario  y/o persona facultada para ello.

 

CONTRATO DE COMPRAVENTA

1.- Puede constar por documento privado o por escritura pública : Identificación plena del comprador y vendedor  (número del documento de identidad y municipio).

2.- Identificación plena del establecimiento de comercio (nombre completo según como conste en  el  certificado de matrícula mercantil  de  la  Cámara de Comercio, número de matricula mercantil, , forma de pago).

3.-  Diligencia de reconocimiento de vendedor y comprador ante  Notaria y/o ante Juez.

4.-  Acreditar el pago de retención en la fuente equivalente  al 1% sobre el valor de la venta , para ello deberá diligenciar  formulario 490 de la DIAN, pago que deberá efectuarse en una entidad bancaria. dicho pago no aplica cuando el vendedor sea persona jurídica.

5.-  El comprador deberá estar matriculado como comerciante.

6.-  Si dentro del  contrato  se estipulo la clausula de reserva de dominio, adicional se deberán  cancelar los derechos que se causen por  la inscripción de este  acto.

7.- Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara.

8.-  Cédula original para realizar trámite en cajas.

9.- Se deberá informar al vendedor que en caso de terminar su actividad comercial con la transferencia del establecimiento, podrá  cancelar su matrícula mercantil como  comerciante.

Descargue aquí modelo de contrato de compraventa CONTRATO DE COMPRAVENTA

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

1.- Constar por documento privado: Identificación plena del arrendador  y arrendatario (número del documento de identidad y municipio)

2.- Identificación plena del establecimiento de comercio (nombre completo según como conste en  el  certificado de matrícula mercantil  de  la  Cámara de Comercio, número de matricula mercantil, cuantificación del canón de arrendamiento y la forma de pago, término de duración)

3.- El arrendador y arrendatario deberán realizar diligencia de presentacion personal al contrato ante Notaria.

4.- El arrendatario deberá matrícularse como comerciante

5.- Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara.

6.-  Cédula original para realizar trámite en cajas

7.- De la terminación del contrato de arrendamiento se deberá infomar a la Cámara, presentando el respectivo documento el cual deberá contener presentación personal ante Notaria de ambas partes o de una de las partes, según el caso y cancelar los derechos de registro correspondientes.

Descargue aquí modelo de contrato de arrendamiento CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL

1.- Consta por documento privado: Identificación plena del empresario  y agente (nombres, número del documento de identidad y municipio).

2.-El objeto del contrato y el  ramo de actividades a desarrollar.

3.- El territorio en el cual va a desarrollar sus actividades el agente.

4.- El valor de la remuneración del agente.

5.- El empresario y agente deberán realizar diligencia de presentación personal del contrato ante Notaria.

6.-  El agente  deberá matricularse como comerciante.

7.-  Cédula original para realizar trámite en cajas y cancelar los derechos de inscripción correspondientes.

8.-  los poderes o facultades del agente y sus limitaciones.

9.- El término de duración del contrato.

Descargue aqui modelo de contrato de Agencia Comercial CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL

CONTRATO DE FIDUCIA (mercantil y civil )

Puede radicarse por documento privado (reconocimiento de las partes ante Notaria) o por  escritura pública   y debe contener al menos :

  • Identificación plena del fiduciante y fiduciario:  (Nombres  documento de identidad y domicilio (municipio) de las partes del contrato
  • Identificación plena del bien ( establecimiento de comercio, cuotas sociales o partes de interes ) objeto del negocio.
  • Cédula original para realizar trámite en cajas y cancelar los derechos de inscripción correspondientes.

OTROS TIPOS DE CONTRATOS PARA LA TRANSFERENCIA DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

Además de la compraventa el establecimiento de comercio se puede transferir a travéz de otros tipos de contrato, tales como (donación y/o enajenación a título gratutito, sucesión, permuta, danación en pago entre otros) en estos casos el contrato deberá reunir los mismos requisitos del contrato de compraventa,  estando  excluidos de pagar el 1% por concepto de retención en la fuente.